Om te zorgen dat je zonder problemen contacten kunt importeren, is het belangrijk dat je importbestand voldoet aan de richtlijnen. Zie hiervoor het artikel 'Wat zijn de richtlijnen van het importbestand?' Is het bestand ingedeeld volgens de richtlijnen? Dan kun je het importeren.
Druk in het adresboek in de middelste kolom op het plusteken, en kies Import contacts:
Stap 1. Bestand uploaden
Kies het juiste bestand van je laptop of computer. Bij het inladen van de gegevens kies je rechts onderaan of het bestand een titelrij bevat. Er is sprake van een titelrij wanneer de eerste rij in het bestand de inhoud van de kolom beschrijft (en er 'Voornaam' staat bijv.). Staan er op de eerste rij direct contactgegevens? Dan bevat het bestand geen titelrij. Je kunt het effect van de optie rechts onderin gemakkelijk testen door het vinkje aan of uit te klikken.
Stap 2. Kolommen indelen
In deze weergave geef je ook aan hoe de gegevens door het systeem gelezen en opgeslagen moeten worden. Gebruik hiervoor de dropdownmenu's bovenaan de kolommen. Per kolom geef je aan welke informatie deze bevat. Doe dit voor alle kolommen die je wil importeren. Wijs je een kolom niet toe? Dan wordt de kolom niet geïmporteerd.
Stap 3. Controleren/corrigeren contactgegevens
Wanneer je alle kolommen hebt gedefinieerd, klik dan op Map selected columns. Je hebt nu de mogelijkheid om eventuele fouten te corrigeren en de geïmporteerde contacten per stuk te controleren. Wij adviseren om de velden van de eerste paar contacten goed te controleren, de daaropvolgende contacten zullen namelijk op dezelfde manier worden geïmporteerd. Wanneer het systeem aangeeft dat enkele gegevens gecorrigeerd dienen te worden, vul dan de gegevens aan waar nodig of corrigeer deze. Wanneer je hiermee klaar bent, klik dan op Confirm contacts.
Stap 4. Dubbele e-mailadressen
De tool vraagt nu of dubbele contacten moeten worden vermeden in je adresboek. Het kan namelijk zo zijn dat je een mailadres wilt importeren dat al in het adresboek staat. Wij raden aan om deze functie altijd aangevinkt te laten staan. Zo vermijd je te allen tijde dat er dubbele contacten in je adresboek komen te staan.
Stap 5. Bevestiging import
Als laatste druk je op Request import. Je ontvangt van ons bericht per mail dat de contacten klaar staan, dit kan enkele minuten duren. Na het verversen van je browser, kun je in de linkerkolom in het adresboek zoeken op 'Import'. Je vindt dan een lijst met de precieze datum en tijd van je import. Deze kan je hernoemen of simpelweg hier laten staan (als je de contacten in het Excelbestand al met de kolom List aan lijsten hebt toegevoegd bijvoorbeeld).