Een opgeruimd adresboek zorgt voor overzicht en de zekerheid dat je e-mails aankomen; beide geen overbodige luxe als je verantwoordelijk bent voor PR. Het opruimen van je adresboek in Smart.pr kan echter een tijdrovend klusje zijn. Daarom hebben we een aantal tools ontwikkeld, waarmee je jouw adresboek gemakkelijk en snel kunt opschonen en onderhouden.
Allereerst is het belangrijk om te weten hoe je je adresboek kunt opschonen. Bij het opschonen van je adresboek heb je drie opties voor het verwijderen van contacten:
De eerste optie is delete all. Deze optie zorgt ervoor dat alle contacten in de geselecteerde lijst, permanent uit je adresboek worden verwijderd. Daarom kun je het gebruik van de optie delete all het beste te allen tijde vermijden.
Wil je alleen een bepaalde selectie van contacten verwijderen? Selecteer dan eerst in de middelste kolom de contacten die je wilt verwijderen uit het adresboek en kies vervolgens voor de optie delete selection. Hiermee worden alleen de geselecteerde contacten permanent uit het adresboek verwijderd.
Als derde en laatste optie is er nog de remove selection from list. Dit gaat bijna hetzelfde als optie twee, alleen hier selecteer je specifiek een contact uit een bepaalde lijst waarbij het contact ook alleen uit die specifieke lijst wordt verwijderd.
Waar vind ik de filters om mijn adresboek op te ruimen?
In de middelste kolom in het adresboek vind je naast de zoekbalk een filtericoon. Wanneer je hierop klikt, opent er een paneel waarin alle filters in het adresboek worden weergegeven. Je vindt de filters om het adresboek op te schonen onder het kopje "Address book cleanup".
Als je in de linkerkolom geen lijst hebt geselecteerd, zullen de filters op het gehele adresboek worden toegepast. Wanneer je in de linkerkolom eerst een lijst selecteert, wordt er gefilterd binnen die lijst.
Welke filters kan ik gebruiken om mijn adresboek op te schonen?
Hieronder vind je een overzicht van filters die gebruikt kunnen worden om je adresboek op te schonen. Bij elke filter wordt een korte toelichting gegeven over wat je er precies mee kunt doen.
No name - Filter op contacten zonder naam.
No email address - Filter op contacten waarbij een e-mailadres ontbreekt.
Duplicate email address - Filter op contacten waarbij het e-mailadres reeds bij een ander contact in je adresboek wordt gebruikt. Dit filter kan gebruikt worden voor het ontdubbelen van contacten.
Unsubscribed email address - Filter op contacten waarbij één of meer e-mailadressen is uitgeschreven voor berichten verstuurd vanuit Smart.pr.
With failed mailings - Filter op contacten waarbij e-mails in het verleden niet zijn aangekomen (failed mailings). Door een range (in procenten) te selecteren, kun je zelf bepalen hoe "streng" de filter staat. Wanneer je de slider bijvoorbeeld instelt op een waarde tussen de 75% en 100%, worden alle contacten gefilterd waarbij 75% of meer van alle verstuurde mailings niet zijn aangekomen. Ben je opzoek naar fails binnen een bepaalde periode? Stel dan zelf een timerange in.
Sorteren op Fail rate
Naast het filteren op specifieke failed percentages, is het ook mogelijk om je adresboek te sorteren op failed percentages. Door dit te doen, verschijnen de contacten met hoogste fail rate bovenaan in je adresboek. Dit werkt zowel voor specifieke lijsten als voor het gehele adresboek.
Om te sorteren op fail rate, klik je op de twee pijltjes in de grijze balk bovenaan de middelste kolom. Er verschijnt een dropdownmenu met alle sorteermogelijkheden. Hier kun je klikken op "Mailing fail rate 100-0%", en de contacten met het hoogste fail rate verschijnen bovenaan in je adresboek.