De uiteindelijke berekening van de sender reputation bestaat uit een aantal factoren en is daarnaast onderhevig aan een aantal voorwaarden. Ten eerste moet elke sender reputation up-to-date zijn. Daarom berekenen we een lopend gemiddelde over de afgelopen 90 dagen, circa 3 maanden. Ook is er enige body in de berekening nodig (op basis van 3 test e-mails kunnen we geen berekening maken). Daarom wordt er pas een reputatiescore berekend, wanneer je meer dan 100 berichten verstuurd hebt in deze afgelopen 90 dagen. Let op: dit kunnen dus ook 100 recipients zijn in slechts 1 campagne.
Ten tweede, de uiteindelijke sender reputation bestaat uit 4 factoren, te weten:
Een click (bijvoorbeeld om een bijlage te downloaden)
Een open (om de email te lezen)
Een fail (wanneer je bericht überhaupt niet kan worden bezorgd)
Een opt-out (je bericht werd wél bezorgd en geopend, echter koos de ontvanger er actief voor om zich uit te schrijven voor jouw nieuws).
Deze 4 factoren zijn een weerspiegeling van het gedrag van een ontvanger, wanneer hij of zij een persbericht van je krijgt.
Ten derde, we berekenen deze factoren eerst apart. Voor elke factor bepalen we dus eerst de individuele drempelwaarden voor wat wordt gezien als uitmuntend, goed, redelijk en ondermaats (excellent, good, fair & poor). Deze drempels zijn gebaseerd op standaardwaarden in e-mailverkeer en op onze eigen ervaring (m.a.w. de historische opgetelde en gemiddelde click-rates en reputaties van alle Smart.pr gebruikers). Afhankelijk van waar een waarde binnen deze verschillende drempelwaardes valt, wordt aan elke factor (click, open, fail, opt-out) een score tussen 0.0 en 1.0 toegekend. Dus na deze stap zijn er 4 individuele scores, één voor elke factor apart.
Tenslotte worden deze scores voor elke individuele factor samengebracht in de overkoepelende sender reputation op een schaal van 0% tot 100%. Dit is een gewogen gemiddelde van de individuele scores. De generieke uitleg voor de gewichten die aan de 4 factoren worden toegekend, is als volgt:
Clicks vormen een bewuste actie van de ontvanger en zijn daarmee een goede indicator dat een journalist interesse heeft in jouw nieuws. Deze clicks kennen daarom een sterk positief gewicht.
Vanwege inbox-instellingen bij de ontvanger (bijvoorbeeld het automatisch openen van een bericht), zijn opens een minder betrouwbare indicator. Daarom kent deze actie een lager positief gewicht.
Fails zijn een sterke indicator van een verkeerd, of gedateerd, e-mailadres van de ontvanger – en worden daarom negatief gewogen.
Opt-outs tenslotte, vertegenwoordigen een bewuste negatieve actie van de ontvanger en zijn daarmee een sterke indicator van ongewenste berichtgeving of spam. Net als Google en de andere bedrijven die eerder genoemd werden, vinden wij spam per definitie ongewenst. Spam is zeer schadelijk voor de relatie tussen PR en journalistiek en moet daarom het zwaarste negatieve gewicht krijgen.
Samen vormen deze factoren de overkoepelende reputatiescore, eenvoudig leesbaar op een schaal van 0% tot 100%. In de app kun je deze sender reputation altijd zien in de rechterbovenhoek. Dit is dus de gemiddelde reputatie van alle verzenders van email in jouw account.