In het Address Book kun je je contacten en lijsten beheren. In dit artikel vertellen we je:
Hoe je lijsten/categorieën toevoegt, archiveert en verwijdert
Hoe je contacten aan lijsten toevoegt, verplaatst of verwijdert
Lijsten beheren
Je lijsten beheer je in de linkerkolom. Met het plusje naast de zoekbalk kun je een nieuwe lijst aanmaken. Ook kun je in dit menu een nieuwe lijstcategorie aanmaken. Let wel; voor het aanmaken van een nieuwe categorie moet je ook een nieuwe lijst maken, deze kun je eventueel later weer verwijderen.
Lijsten archiveren, verwijderen of de naam veranderen doe je door in de linkerkolom met je muis over de naam te bewegen. Klik vervolgens op het pijltje naar beneden dat verschijnt naast het getal. Wanneer je een lijst verwijdert, blijven de contacten uit deze lijst nog wel in je adresboek staan. Door op de filterknop links van het plusje te klikken, kun je filteren op je gearchiveerde lijsten.
Via het tandwiel rechts van het plusje kun je in bulk lijsten archiveren en verwijderen. Verder kun je hier net als in het reguliere overzicht lijsten maken en filteren op gearchiveerde lijsten. Ook hier geldt dat de contacten nog wel in je adresboek blijven staan nadat je een lijst hebt verwijderd.
Door lijsten als favoriet te markeren kun je deze makkelijk terugvinden. Je markeert een lijst als favoriet door er met je muis overheen te bewegen en op de bladwijzerknop te klikken. Je vindt deze lijsten terug door op de filterknop te klikken en te kiezen voor My favorite lists. Let op: een lijst als favoriet markeren is alleen zichtbaar voor jou, niet voor eventuele collega's die in jullie account werken.
Contacten beheren
Daarnaast kun je in je adresboek bestaande contacten verplaatsten of verwijderen.
Er zijn twee manieren om contacten aan een lijst toe te voegen:
Je kunt een contactpersoon aan een lijst toevoegen door in de rechterkolom ( waar het visitekaartje wordt weergegeven), te klikken op Add to list. Eén contactpersoon kan in meerdere lijsten voorkomen, zonder dat je dubbele contacten in je adresboek aanmaakt.
Een gehele lijst of meerdere contactpersonen verplaatsten doe je in de middelste kolom. Wanneer je in de linkerkolom een lijst selecteert worden alle contacten uit die lijst weergeven in de middelste kolom. Wanneer je op het pijltje naar beneden bovenaan de kolom klikt kun je acties uitvoeren die voor alle contacten in de lijst gelden.
Ook kun je een of meerdere contacten uit de lijst selecteren door op het witte vierkantje achter hun naam klikken. Vervolgens zal de actie die je kiest alleen plaatsvinden voor de selectie die je hebt gemaakt.
Wees voorzichtig met het gebruik van de delete knop. Wanneer je de delete knop gebruikt worden de contacten uit je volledige adresboek verwijderd. Je vindt ze dus ook niet meer terug in de andere lijst waar ze in stonden. Verwijderen met de delete knop is permanent, en wij kunnen helaas je contacten ook niet meer terughalen nadat ze verwijderd zijn.
Wil je contacten alleen uit een specifieke lijst verwijderen? Gebruik dan de Remove from list knop. Wanneer je deze knop gebruikt verwijder je contacten uit de lijst die je hebt geselecteerd, maar blijven je contacten wel in je adresboek als ze ook in andere lijsten staan.