Wanneer je meerdere contacten tegelijk in je adresboek wilt importeren, kun je gebruik maken van de importfunctie van Smart.pr. Dit is bijvoorbeeld handig bij het eerste gebruik, wanneer je jouw account aan het inrichten bent. Je vindt de importfunctie door in het Contacts menu in de middelste kolom op het plusje te klikken en vervolgens te kiezen voor Import contacts. In dit artikel worden alle stappen in detail beschreven.
Richtlijnen voor het importbestand:
Voor een optimale import van deze bestanden is het van belang te letten op het volgende:
Importeren werkt uitsluitend met een van de volgende bestandstypen: .csv .txt .xls .xlsx. Wij raden aan om met Excel te werken.
Zorg er voor dat het Excelbestand maar één tabblad bevat.
Verwijder alle opmaak in de sheet (clear formatting).
Zorg dat elk e-mailadres slechts eenmaal in de lijst staat, om zo dubbele contacten te voorkomen. Sorteer dus eerst de kolom met e-mailadressen op alfabetische volgorde en markeer dubbele waarden. Vervolgens zie je in één oogopslag welke contacten samengevoegd moeten worden.
Verwijder rijen waarin alle velden leeg zijn
Kort voornamen niet af tot initialen, dit heeft effect op je gepersonaliseerde mailings.
Verwijder alle onnodige tekens om het e-mailadres, zoals: ' < > " ;
Wanneer je een kolom genaamd List toevoegt, met per contact de gewenste tags (zoals Economie en/of Dagblad), creëert het systeem automatisch lijsten met gelijknamige titels. De betreffende personen worden in de bijbehorende lijsten geplaatst.
Meerdere e-mailadressen, media, telefoonnummers, websites / social URL's en tags in een cel dienen gescheiden te zijn met een komma.
Zorg dat er voor de websites in je document altijd ‘http//:’ of 'https//' staat, anders krijg je een foutmelding bij de import.
Door middel van het toevoegen van een extra kolom genaamd 'Note' kun je belangrijke informatie toebehorend aan individuele contacten makkelijk overzetten naar Smart.pr. Deze Notes worden vervolgens geïmporteerd en kun je terugvinden op het individuele profiel van een contact, onder het tabje 'notes'. Wil je meerdere notities aan hetzelfde contact toevoegen? Voeg dan een extra kolom aan de Excelsheet toe en kies tijdens de import voor elke kolom de optie 'note'.
Hoe verdeel ik de informatie over de kolommen?
Bij het uploaden van je Excelbestand met contactgegevens, dien je bovenaan elke kolom aan te geven hoe de informatie gelezen moet worden door het systeem. Het is dan ook belangrijk om bij het indelen van je importbestand te werken met dezelfde categorieën als die in Smart.pr worden gebruikt. Deze categorieën zijn als volgt:
First name / Last name / Title / Gender / Job / Media/Organization* / Phone* / Email* / Website or Social media URL* / Street / Zipcode / City / Country / List* / Note
* Bij deze categorieën is het mogelijk om meerdere waarden in eenzelfde cel te plaatsen. Deze dienen te worden gescheiden middels een komma.
Je kunt het contact na de import altijd nog aanpassen op hun individuele profiel in je adresboek.
Contacten direct toevoegen aan lijsten via het importbestand
Het is tijdens de import al mogelijk om aan te geven in welke lijsten een contactpersoon straks allemaal moet komen te staan in jouw adresboek. Gebruik hiervoor een aparte kolom in je Excelsheet en vul hier per contact (dus per rij in je sheet) de naam van de gewenste lijst(en) in, gescheiden door komma’s. In de pop-up van de importfunctie selecteer je voor deze kolom de optie List (comma separated) in het dropdown menu. De software maakt dan voor elke verschillende waarde in deze kolom een lijst aan. John zal in het voorbeeld hieronder worden toegevoegd aan de lijsten PR, Amsterdam en Influencer.
Wil je ook een lijstcategorie meegeven aan je import? Dit kun je doen in de list kolom, door de lijstcategorie en lijst met twee dubbele punten ( :: ) van elkaar te scheiden.
Import template
Via de knop hieronder kun je een import template als Google sheet file openen. Je kunt dit bestand kopiëren of downloaden als Excel file. In dit bestand vind je alle mogelijke velden (als kolommen) die geïmporteerd kunnen worden. Door je eigen gegevens te matchen met de kolommen in het importbestand, zal het importeren van contacten soepel verlopen.